Sécurisation, visibilité du stock instantanée et traçabilité des implants dans le bloc opératoire

Armoires connectées et RFID

La gestion logistique des implants est une problématique complexe et chronophage pour le personnel soignant. La réglementation sur la sécurisation et la traçabilité des implants dans le bloc opératoire est de plus en plus stricte. La gestion des stocks dans les hôpitaux devient un sujet stratégique pour la direction des établissements.
Après plus de 15 ans dans la logistique de l’industrie pharmaceutique, Jean-Michel Dabadie est maintenant président de la société Promédéo. Surpris de constater que de nombreux hôpitaux passent autant de commandes de produits que de services dans l’hôpital, il souhaita faire entrer la logistique moderne à l’hôpital. C’est ainsi que Promédéo vit le jour.

En discutant avec les pharmaciens et cadres de bloc opératoire, ils ont réalisé l’ampleur du travail à effectuer. Des personnels de blocs géraient encore l’approvisionnement des stocks avec du papier carbone, dans certains blocs. Des étagères accueillaient de manière non sécurisée des produits coûteux. Les pharmaciens se plaignaient du peu de visibilité sur leurs stocks présents dans les blocs, complexifiant leur travail de contrôle. Promédéo a donc souhaité développer une solution aidant les personnels de blocs et pharmaciens. Elle devrait leur faire gagner du temps et diminuant les erreurs humaines : l’armoire connectée.

La sécurisation et gestion de la traçabilité du bloc opératoire par une armoire connectée

Cette armoire sécurisée permet de gérer le stock des dispositifs médicaux de grande valeur dans les blocs. Pour cela, elle utilise à la technologie RFID. Ainsi, les hôpitaux disposent d’une traçabilité complète et exhaustive des dispositifs médicaux (principalement des implants). Ils peuvent réaliser un contrôle des produits tout au long du flux de la réception en pharmacie jusqu’à la consommation. Le service peut s’appuyer sur des alertes sur des anomalies de flux. Ces alarmes interviennent notamment en cas de proche péremption. L’automatisation des mouvements de stocks permet l’arrêt du suivi sur papier et un gain de temps de plus de 60% pour les personnels paramédicaux.

Ces armoires s’utilisent particulièrement bien pour le stockage des dispositifs médicaux de rythmologie (pacemaker, défibrillateur automatique implantable et sondes associées) ayant une valeur marchande importante. Dans les services de chirurgie orthopédique, le bénéfice est indéniable. En effet, les saisies de mouvement de stocks sont nombreuses puisque toutes les tailles de prothèse sont amenées en procédure. Néanmoins, elles peuvent être installées dans tout type d’unité fonctionnelle. L’armoire présente dans les salles interventionnelles assure ainsi un accès direct aux dispositifs médicaux.

La technologie RFID ?

GS1 France est un organisme de standardisation qui oeuvre pour la traçabilité des produits et marchandises. Présent dans 15 secteurs dont celui de la santé, ils régulent notamment l’attribution des codes-barres. Depuis 2007, GS1 standardise également l’Ultra Haute Fréquence (UHF). C’est sur cette ultra haute fréquence que se base la technologie RFID utilisée par Promédéo.
Cartes de transports, étiquettes antivols, le sans contact … nous côtoyons et utilisons des produits RFID quotidiennement. La RFID ou Radio Frequency Identification est une technologie d’identification par radiofréquences. Elle identifie les objets avec des tags RFID lorsqu’ils passent à proximité d’un détecteur. Cette technologie permet une communication entre l’objet et le détecteur sans visibilité.

Dans le cas des armoires connectées, ce sont des étiquettes RFID apposées sur chacun des dispositifs médicaux et des antennes présentes dans les armoires qui vont permettre la réconciliation totale des flux entrants et sortants. La lecture du tag RFID est possible jusqu’à 2 ou 3 mètres. Il est ainsi possible d’acquérir l’information en simultanée, en masse et avec un gain de fiabilité.
La technologie RFID vient répondre à une problématique qui se pose avec le changement de législation en 2021. À partir de cette date, les dispositifs médicaux devront être tracés de la fabrication jusqu’à la mise en service de l’équipement. GS1 offre des standards pour qu’un identifiant simple et unique puisse être un pointeur vers des bases de données. Celles-ci donnent alors des informations supplémentaires sur le produit.

Sécurisation et traçabilité dans le bloc opératoire du CHU de Rouen

Mis en oeuvre au CHU de Rouen, Monsieur Hervouet, pharmacien référent thorax vaisseaux revient sur les raisons d’implantation des armoires connectées Promédéo et les bénéfices apportés par cette solution.
Le service de cathétérisme cardiaque regroupe les activités de rythmologie, d’électrophysiologie et de cardiologie interventionnelle. Il représente à lui seul 25% des consommations de dispositifs médicaux du CHU de Rouen. Cela représente 5 millions d’euros investis dans des dispositifs médicaux implantables chaque année. Ce service est de loin le plus coûteux. La plus-value réalisée en sécurisant et fiabilisant les données est donc considérable. Poussé par la création d’une nouvelle salle de rythmologie et l’envie de faire du service de cathétérisme cardiaque un service vitrine de l’hôpital, le CHU de Rouen souhaitait une solution complète améliorant la gestion des stocks et le parcours patient.

Le CHU de Rouen a donc lancé un appel d’offre global incluant la salle, les dispositifs médicaux et les dispositifs médicaux stériles. Il s’est finalement tourné vers les armoires connectées Promédéo.
Auparavant, un temps de gestion indéniable était nécessaire pour saisir tous les mouvements de stocks dans un tableur. Durant la phase de test d’implantation des armoires connectées Promédéo, une étude sur l’impact de ces dernières démontre que le personnel soignant gagne 2 minutes par mouvement de produit, soit environ 100 minutes par jour. L’armoire connecté permet donc de recentrer plus d’une heure et demie du temps journalier du personnel soignant sur l’activité et leur corps de métier.

Des apports transverses

En addition des apports de nature organisationnelle, Monsieur Hervouet pointe la réduction des litiges commerciaux et l’amélioration des problèmes de communication avec les fabricants. Les fournisseurs sont propriétaires des dispositifs médicaux présents dans leurs dépôts permanents à l’hôpital. Ils procèdent 2 fois par an à un inventaire. Malgré ce suivi, des pertes de traçabilité de certains dispositifs médicaux sont à déplorer. En effet, certains dispositifs médicaux ne sont pas tracés au patient ou sont égarés. Or, la valeur commerciale demeure élevée pour les fournisseurs.

Cette gestion en flux continu apportée par les armoires connectées permet d’alerter les fournisseurs dans les 24 heures suivant la sortie d’un dispositif médical non retourné en stock ni tracé au patient. Cet accès à distance aux dépôts permanents demeure également un intérêt pour les distributeurs de dispositifs médicaux implantables dans la gestion des péremptions.
La visibilité en temps réel du turn-over des consommations d’un hôpital leur permet de ne plus se déplacer tous les 6 mois afin de réaliser un inventaire. Un système d’alerte notifie au fournisseur qu’il devra venir changer l’implant. Cela permet d’anticiper et ainsi mieux gérer et réduire les pertes liées aux périmés

La phase de test doublé (excélisé plus Promédéo) est maintenant achevée.Ils souhaitent ensuite mettre en place cette solution dans d’autres services du CHU de Rouen.

Une armoire connectée pour la sécurisation et la traçabilité des implants dans le bloc opératoire.

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